Prozessoptimierung

Was bedeutet: Prozessoptimierung?

Unter „Prozessoptimierung“ versteht man die Absicht die Effektivität und die Effizienz von Prozessen innerhalb von Unternehmen gezielt zu verbessern. Um diese Verbesserung zu erreichen, können verschiedene Methoden angewendet werden, aus diesen ergeben sich die zu ergreifenden Maßnahmen.
Die Effektivität und Effizienz von Prozessen muss immer im Zusammenhang mit aktuellen Rahmenbedingungen betrachtet werden, aus diesem Grund handelt es sich bei Prozessoptimierung immer um einen fortlaufenden Regelkreis, der nie abgeschlossen ist.

Vorgehen

Analyse - Neuaufstellung - Umsetzung - Evaluation

Diese vier Schritte beschreiben die Veränderung vom guten System zum besseren System.

Analyse: Erfassung des Ist-Zustandes mit allen beeinflussenden Faktoren

Neuaufstellung: wie müssen die Einflussgrößen neu kombiniert oder ersetzt werden um bessere Prozesse zu erzielen.
=> besser kann sein: schneller, einfacher, genauer, effizienter, günstiger...

Umsetzung: alle relevanten Abläufe werden angepasst und die Mitarbeitenden auf die neue Struktur geschult

Evaluation: Wie lief die Umstellung des Prozesses, wo gab es Probleme. 
Welche Vorteile bringt der neue Prozess, gibt es Nachteile?
Bei Bedarf wird hier nochmals nachgesteuert, dann festgeschrieben.

Beispiel 1: Digitalisierung in der Verwaltung

Wie gehe ich dies an? Welche Ressourcen benötige ich?

Einfach nebenher zur täglichen Arbeit? Geht nicht...

Doch, ist in der Regel möglich, aber natürlich müssen die Rahmenbedingungen passen:

- Wie gehe ich dies an? 

- Welche Ressourcen benötige ich?

- Was kann meine bisherige EDV hierzu leisten?

- Wie muss ich extern Beteiligte "bearbeiten", damit ich einfacher und besser arbeiten kann? 

Beispiel 2: Kassenumstellung

Ein ganz sensibler Bereich, zu dem es ganz viele kompetente Spezialisten am Markt gibt.

Es bietet sich an, sich  vor einer Umstellung intensiv Gedanken zu machen: 

- wo möchte ich hin?

- wie kann ich meinen Kunden einen echten Mehrwert bieten?

- Wie mache ich den Kassiervorgang intern einfacher und transparenter, um auch z.B. für Überwachungsbehörden (Finanzamt) schnell und klar nachweisen kann, dass alles korrekt läuft?

Beispiel 3: Kennzahlensystem

Welche Kennzahlen benötigen Sie zur Führung Ihres Betriebes?

Kennzahlen sind wichtig - in erster Linie für die INTERME Kommunikation und Kontrolle!

Extern fragt evtl. Ihre Bank oder Ihr Steuerberater nach bestimmten Kennzahlen, jedoch helfen eine Handvoll gut passender Kennzahlen extrem, Ihren Betrieb auf Kurs zu halten.
Auch dass man sich ganz konkret einen finanziellen Spielraum schafft um einen lange gehegten Wunsch im Betrieb in die Tat umsetzen zu können.

Dies kann dann einen tollen und authentischen und erfolgreichen betrieb auszeichnen.

Beispiel 4: Interne Kommunikation

Sie geben die Richtung vor, in die sich Ihr betrieb entwickeln soll!

Weiß dies auch jede/r Mitarbeitende?

Wie vermittle ich meinen gewünschten Weg und das Übergeordnete Unternehmensziel so, dass es jede/r im Unternehmen versteht und in die gleiche Richtung "läuft"?

Wie binde ich meine Mitarbeitenden ein und wie mache ich aus einem tollen Unternehmen mit dem sich die Mitarbeitenden identifizieren ein noch tolleres?
Es darf ja auch Spaß machen zu arbeiten...

über mich

Stephan Schiller

Bäcker mit BWL-Studium zum Diplom Betriebswirt (BA) Jahrgang 1970,

von 1997 bis 2023 in leitenden Positionen in verschiedenen Bäckereibetrieben.

Umfangreiche Erfahrung zu Organisation und Verwaltung in diesen Betrieben. 

Aufbau von Systemen mit Schnittstellen zwischen einzelnen Softwareprogrammen

aus den Bereichen Warenwirtschaft, Kassen, ePayment, Finanzbuchhaltung, Archivierung, Zeiterfassung, Lohnsystemen, Digitalisierung allgemein usw.